همه ما با هدف و اهمیت یک اتاق کنفرانس در دفتر کار آشنا هستیم. این اتاق بخش مشخصی از فضای اداری است که در آن موضوعات مهم مورد بحث قرار میگیرند و جلسات مهم و رسمی در آن برگزار میشوند. بنابراین میتوان گفت که وجود یک سالن کنفرانس بخشی حیاتی از هر دفتر کار امروزی است. در زمان طراحی یک اتاق کنفرانس باید موارد زیادی را در نظر گرفت، از جمله: استفاده صحیح از تکنولوژی، چینش میز و صندلی کنفرانس ، محل قرارگیری اتاق جلسات در دفتر کار و موارد مشابه. در مطلب امروز هوم استایل چند نکته اصلی و کلیدی که راجع به سالن کنفرانس اهمیت دارد را با شما به اشتراک خواهیم گذاشت. برای آشنایی با این نکات در ادامه این مطلب با ما همراه باشید.
هماهنگی اتاق کنفرانس با سایر فضاها
امروزه در طراحی دفتر کار ، استفاده از پلانهای باز به شدت رایج است. اما اتاق کنفرانس یکی از فضاهایی است که به محلی مشخص و خصوصی نیاز دارد. بنابراین مهم است که طراحی آن به درستی انجام شود. سالن کنفرانس در عین مجزا بودن باید با سایر فضاها هماهنگی داشته و فضای مناسبی برای بحث و گفتگو باشد.
شناخت انواع سالن کنفرانس
درست است که غالبا عملکرد و هدف تمام اتاقهای کنفرانس مشابه است. اما سالنهای کنفرانس را میتوانیم بر اساس ابعاد و میزان رسمی بودنشان دستهبندی کنیم. با توجه به مساحت شرکت، میزان بودجه و تعداد کارمندان میتوانید نوع سالن کنفرانس مناسب را مشخص نمایید.
اتاق کنفرانس کوچک: اتاقهای با ظرفیت 6 نفر یا کمتر که برای برگزاری جلسات فوری و کوچک مناسب هستند.
سالن کنفرانس بزرگ: سالنهای با ظرفیت 7 نفر یا بیشتر که برای شرکتهای نوپا کاملا کاربردی میباشند.
اتاق جلسات رسمی: اتاق جلساتی که بزرگتر، رسمیتر و مناسب برگزاری جلسات مهم مانند جلسه هیئت مدیره هستند.
تجهیزات و مبلمان مورد نیاز اتاق کنفرانس
وسایل و مبلمان اتاق کنفرانس نقشی کلیدی در راحتی و کاربردی بودن این فضا دارند. در واقع این مبلمان و تجهیزات مناسب هستند که تفاوت یک سالن کنفرانس خوب را از یک سالن معمولی مشخص میکنند.
از مبلمان اصلی و ضروری در هر اتاق کنفرانس میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
صفحه نمایش، پروژکتور، پوشش دیوار و کف مناسب و ترجیحا آکوستیک، صندلی کنفرانس و میز کنفرانس .
در ادامه به توضیح بیشتر راجع به هر کدام از این انواع مبلمان میپردازیم.
صندلی مناسب: جلسات اداری و به ویژه جلسات طولانی به صندلیهای راحت و ارگونومیک نیاز خواهند داشت. به همین علت یکی از نیازهای اصلی در هر سالن کنفرانس، وجود صندلیهای مناسب میباشد. همچنین میتوان تعدادی بنچ یا نیمکت و اتومان در کنار دیوارهای سالن قرار داد و در صورت افزایش تعداد افراد از آنها برای نشستن استفاده کرد.
میزها و سطوح کار: میزها نیز یکی دیگر از انواع مبلمان ضروری در اتاقهای کنفرانس هستند. چرا که افراد برای یادداشتبرداری یا ارائه ایدههای خود به یک سطح مناسب نیاز خواهند داشت. علاوه بر میز کنفرانس اصلی میتوان از میزهای لپتاپ یا میزهای کوچکتر نیز در این فضا استفاده کرد.
تجهیزات صوتی، تصویری و نوشتاری مناسب: وسایلی مانند پروژکتور، نمایشگرهای با کیفیت و تخته سفید (وایتبرد) برای جمعبندی موارد مطرح شده در جلسات نیز در طراحی یک سالن کنفرانس مناسب باید حتما در نظر گرفته شوند.
پوششهای دیوار و کف: در بیشتر اتاقهای کنفرانس حفظ حریم جلسات اهمیت ویژهای دارد. این مورد در رابطه با جلسات هیئت مدیره اهمیت بیشتری نیز مییابد. به این منظور استفاده از پوششهای آکوستیک برای دیوار، کف و سقف گزینه خوبی خواهد بود. پوششهای آکوستیک علاوه بر حفظ حریم جلسات، به تمرکز بهتر افراد حاضر در جلسه نیز کمک خواهند کرد.
نور و رنگ در طراحی سالن کنفرانس
موقعیت قرارگیری اتاق کنفرانس باید به گونهای تعیین شود که نور طبیعی مناسب دریافت کند و تا حد امکان از سر و صدای محیطی نیز دور باشد. همچنین خرید وسایل روشنایی مناسب نیز باید در طراحی سالنهای کنفرانس لحاظ شود. استفاده از پردههایی مانند شیدرول، سیلوئت یا کرکرهای نیز به منظور تنظیم نور اتاقهای کنفرانس مناسب خواهد بود. رنگهای مناسب برای دیوارهای این فضا معمولا از طیفهای روشن و خنثی هستند. استفاده از این رنگها در حفظ آرامش ذهنی افراد در حین جلسه موثر خواهد بود.
در مجموع میتوان گفت که یک اتاق کنفرانس مناسب باید امکان برگزاری جلسات و کنفرانسهای مختلف را فراهم کند. این فضا باید ارتباط کارمندان را در جلسه تسهیل کرده، مشارکت تمام افراد را امکانپذیر کند و در نهایت به پیشبرد اهداف شرکتها کمک نماید. برای رسیدن به این منظور استفاده از مبلمان مناسب مانند صندلی و میز کنفرانس استاندارد و ارگونومیک ضروری است. همچنین در این فضا بهتر است از یک پالت رنگی خنثی استفاده شود. به این ترتیب تمرکز کارمندان بر موضوع و هدف جلسه بیشتر خواهد شد.
ما در فروشگاه آنلاین هوم استایل انواع مبلمان و تجهیزات مورد نیاز دفاتر کار و سالنهای کنفرانس را با کیفیت بسیار بالا ارائه میکنیم. جهت مشاهده این لوازم میتوانید به بخش اداری و تجاری در سایت ما مراجعه نمایید.